À DIMAT

À Equipe de Planejamento da Contratação - PORTARIA Nº 1910/2023

Senhor(es) membro(s) da equipe de planejamento,

Considerando que já consta a emissão de Portaria Nº 1910/2023 (Documento de ordem n° 4) que institui a equipe de planejamento;

Encaminha-se os autos do processo com as orientações gerais e com o passo a passo para elaboração dos atos necessários para viabilização da aquisição.

ORIENTAÇÕES E PROCEDIMENTOS:

Equipe de planejamento já com portaria emitida, deverá:

1. Definir e/ou revisar a especificação dos itens a serem adquiridos, evitando descrições muito genéricas que não definam claramente o objeto e impossibilitem ou prejudiquem o processo de cotação.
2. Elaborar o Estudo Técnico Preliminar (modelo disponível no SIPAC) e cadastrar o Estudo técnico Preliminar no módulo ETP DIGITAL (Comprasnet); Obs.: O ETP que será anexado aos autos do processo será aquele extraído em .pdf do ETP DIGITAL (Comprasnet), logo o modelo disponível no sipac é somente para servir de base para o cadastro no ETP DIGITAL;
3. Anexar ao processo arquivo que comprove que todos os itens a serem adquiridos/contratados estão incluídos no sistema PGC para aquisição no exercício pretendido.
4. Orientações para cadastro no PGC: https://www2.unifap.br/depag/pgc/
5. Elaborar a Matriz de risco/análise de Riscos;
6. Realizar a Cotação de Preços dos materiais e elaborar o Mapa de Cotação de Preços (modelos disponíveis no sítio do DEPAG);
7. Documentos que comprovem o contato e a cotação do fornecedor (Ex.: Formulário de cotação de preços preenchido e assinado pelo fornecedor, emails trocados com o fornecedor, Ofícios encaminhados aos fornecedores, relatório do Banco de Preços, telas de compra de sites de venda constando valor do item e frete, etc)
8. Elaborar o Termo de referência (modelos disponíveis no sítio da AGU). Modelos disponíveis em: https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos

SUGESTÕES PARA PROCEDIMENTOS:

1. Marcar uma reunião para apresentação da Equipe de planejamento e montar cronograma de trabalho;
2. Dividir entre os membros da Equipe de Planejamento a Elaboração de Documentos necessário;
3. Elaborar um cronograma para entrega e análise desses documentos; 
4. Discutir e sugerir melhorias nos documentos elaborados por cada membro da Equipe de Planejamento e posteriormente assinatura de todos os membros em cada documento;
5. Modelos dos documentos. Link: https://drive.google.com/drive/folders/1O2rSLu4Kzw530t2XI2QxTGvfMXJc8XG
6. Encaminhar o processo a PROAD para continuidade na tramitação do processo;
7. E subsidiar, quando necessário, aos demais setores quanto a Aquisição e/ou contratação.

Atenciosamente,