Senhor Pró-Reitor em exercício da PROAD,

Ao analisar a documentação que compõe o presente processo e o MEMORANDO CIRCULAR Nº 135/2018 - PROAD, não encontramos divergências que justifiquem o cadastro de novo processo.

Os requisitos mínimos solicitados através do memorando circular são:

a) Denominação correta do Tipo do Processo de acordo com a solicitação.
O processo em tela é do tipo PAGAMENTO, condizente com a solicitação realizada através do documento de ordem 60, pagamento de nota fiscal, presente no processo sob documento de ordem 58, com respectivo atesto de nota fiscal, sob documento de ordem 59.

b) Denominação correta do(s) Interessado (s). Informamos que caso não conste no Sipac, a unidade requisitante deverá solicitar auxílio ao NTI para a inserção deste.
Neste processo consta o credor (FUNDAÇÃO DE APOIO E DESENVOLVIMENTO AO ENSINO PESQUISA E EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA NO ACRE) como interessado.

c) Os documentos digitalizados - reprodução digital de documento originalmente físico, devem ser legíveis, com boa resolução, no formato PDF, estrutura regular e sem cortes (dentro do formato de cada papel). Tais procedimentos visam tornar a visualização disponível de documentos ao gerar processo em PDF.
Todos os documentos anexados ao processo seguem essas orientações, garantindo a visualização do processo em formato PDF.

d) Anexação de Nota Fiscal Eletrônica original, e não digitalizada, e medição na forma eletrônica, conforme orientações anexas.
A Nota Fiscal Eletrônica 165, documento de ordem 58, foi emitida diretamente do sitio do MUNICÍPIO DE RIO BRANCO, garantindo a anexação de documento com qualidade e em PDF, não necessitando realizar digitalização de documento impresso.

e) Anexação de arquivos por tipo de documento (ex. Certidões negativas/Notas Fiscais/Relatórios de Fiscalização/Atestos de Nota Fiscais), pois a organização adequada torna o processo objetivamente verificável, sendo que qualquer agente/cliente-cidadão que o folhear conseguirá entender os atos administrativos que ali foram praticados.
Todos os documentos inseridos no processo foram configurados com TIPO DE DOCUMENTO de acordo com sua natureza, atendendo totalmente o item.

f) Adição de Planilhas de bolsas e auxílios, na forma eletrônica, com assinatura digital (planilha elaborada dentro do SIPAC).
O processo não solicita pagamentos de bolsas ou auxílios à UNIFAP, uma vez que essas tarefas são relacionadas ao CONTRATADO, de acordo com o projeto acadêmico 43/2018 e contrato 24/2018.

g) Despacho solicitando o pagamento com indicação da Nota de Empenho que custeará a despesa.
O documento de ordem 59, ATESTO NOTA FISCAL SERVIÇO, informa o empenho a ser utilizado para custear a despesa, 2018NE800503. Também consta a informação no campo Observação do Processo (EMPENHOS: 2018NE800503 N. FISCAIS Nº: 165 - E).

h) Utilizar, preferencialmente, documento digital- documento originalmente produzido em meio digital. Informamos que o SIPAC possui mais de 400 tipos de documentos denominados, sendo que para alguns foram cadastrados modelos com estrutura padronizada, com possibilidade de edição (incluir/excluir informações) para atender as especifidades de cada tipo de processo, através da opção “carregar modelo”. Dessa forma, recomendamos verificar, no ato da adição de documentos, se há modelo disponíveis no SIPAC e, em caso de inexistência, a unidade requisitante poderá utilizar modelo próprio (anexando ou escrevendo) ou criar um modelo padrão e solicitar ao NTI a sua inserção no SIPAC.
Todos os documentos gerados no âmbito da UNIFAP para garantir a execução das metas/etapas do projeto acadêmico 43/2018 e contrato 24/2018, relacionados aos três primeiros meses do cronograma de execução, foram criados a partir deste processo eletrônico, garantindo a consolidação e transparência de informações.

i) Manter sob guarda os documentos digitalizados, para fins de auditoria (arquivo do próprio setor).
Todos os documentos digitalizados estão armazenados e ficam sob guarda da coordenação do projeto / gestão do contrato.

Informamos ainda que não há neste processo, documentos com natureza sigilosa. Todos os documentos foram configurados no momento de seus cadastros como OSTENSIVOS, porém a leitura dos documentos de ordem 3, 20, 21, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42 não estão disponiveis em função do desentranhamento destes documentos do processo, conforme justificativas presentes nos documentos de ordem 22 e 43. Desentranhamento consiste na retirada de documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado. O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação indevida ou duplicada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente.

Esperando que as informações prestadas sejam suficientes para sanar as questões que trouxeram o presente processo de volta a unidade de origem, solicitamos o pagamento da NOTA FISCAL 165, documento de ordem 58, que segue com respectivo ATESTO DE NOTA FISCAL, documento de ordem 59.

Estamos à disposição para demais esclarecimentos que se fizerem necessários.

Respeitosamente,